Il Portale delle Associazioni

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a cura dell'avvocato Nicola Ferrante

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Come Scrivere i Verbali di Assemblea dei Soci e del Consiglio Direttivo di un'Associazione

Tutte le associazioni, di qualsiasi tipo, devono compilare e conservare i documenti che testimoniano la corretta gestione dell'ente e la partecipazione dei soci alla vita associativa. Infatti, uno dei principali requisiti richiesti perché un ente associativo possa considerarsi tale è la democraticità della struttura, che comporta la possibilità per i soci di partecipare all'assemblea, candidarsi come membri degli organi direttivi, votare per l'elezione di questi e per l'approvazione del bilancio annuale.

I documenti più importanti nell'ambito della gestione dell'associazione sono i verbali dell'Assemblea dei Soci e delle riunioni del Consiglio Direttivo, cioè tutti i resoconti e i verbali di queste riunioni. Esaminiamo ora le caratteristiche e requisiti minimi di questi documenti.

Il verbale di Assemblea dei Soci darà atto per prima cosa degli associati presenti o di quelli che hanno conferito una delega al voto, oltre ad attestare il raggiungimento del numero legale per la validità della riunione. Seguirà l'elencazione dell'ordine del giorno, già precedentemente comunicato ai soci con la convocazione dell'assemblea. Successivamente, il verbale dovrà riportare la discussione sui singoli punti dell'ordine del giorno, sintetizzando gli interventi dei presenti. Dovrà poi essere descritto il procedimento di votazione, con i risultati e la percentuale di voti a favore o contro. Infine, il verbale dovrà essere letto e approvato dagli associati presenti.

Solitamente il compito di trascrivere il verbale è affidato al segretario dell'associazione, che lo firmerà con il presidente. Inoltre, è sempre buona regola elencare gli associati che hanno partecipato all'assemblea, con tutte le loro firme, in un foglio presenze. Il verbale dovrà essere messo a disposizione di tutti i soci.

Riguardo il verbale delle riunioni del Consiglio Direttivo, in linea di massima dovrà ugualmente riportare i consiglieri presenti, l'ordine del giorno, le discussioni svolte e il risultato delle votazioni. Spesso si chiede se questo verbale debba essere reso pubblico ai soci. In merito, visto che in tali documenti sono spesso riportate opinioni sui singoli soci o sul loro comportamento, o comunque considerazioni personali dei consiglieri, si suggerisce di rendere pubblico ai soci un estratto del verbale, in modo che siano comunque informati delle decisioni prese dal Consiglio Direttivo.

I verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e dell'Assemblea dei Soci, assieme al libro soci, ai bilanci e fogli cassa, dovranno essere conservati a cura del segretario dell'associazione presso la sede legale. Ricordiamo in ogni caso che per la loro tenuta non sono previste particolari formalità, come vidimazione, bollatura o acquisto di determinati archivi o libri.

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